Sistema de Gestión Documental:
Actas y Decretos
Introducción
El Módulo de Gestión de Actas y Decretos pretende gestionar la documentación relacionada con las Actas de las reuniones de los Órganos de Gobierno de su Ayuntamiento.El Ayuntamiento debe disponer de un sistema que le permita gestionar la creación de las Actas y de los Decretos, de acuerdo a la legislación vigente: Los Decretos y Actas de las reuniones deben ir numerados por fecha correlativa y de manera anual.
Decretos, Plenos y Juntas de Gobierno Local
- Convocatoria de la reunión
El proceso se inicia en el caso de los Plenos y Juntas de Gobierno Local con la realización de la Convocatoria de la Reunión. - Acta / Decreto
- Elaboración de borradores
- Un borrador es un documento que esta en proceso de realización, y por tanto puede modificarse.
- Documento definitivo
Una vez hemos numerado el documento, debemos marcarlo como “Cerrado definitivamente / Notificado”. A partir de este momento es imposible editar el documento para modificar su contenido. - Notificaciones
Una vez tenemos el documento definitivo, ya se trate de un acta o de un decreto, normalmente se deben realizar notificaciones a las diferentes personas u organizaciones interesadas. Una vez más las plantillas nos ayudaran en esta tarea, ya que dispondremos de diferentes plantillas de notificación en las cuales copiaremos la parte del Acta o Decreto que nos interese.
Otras Funcionalidades: Listados
La aplicación le permite generar listados de las actas y decretos realizados, para así poder llevar un control y seguimiento de los mismos. Puede realizar estos listados entre diferentes fechas y separar los documentos de borrador de los documentos definitivosLas plantillas
Una plantilla es un documento realizado en MS-Word, con una serie de etiquetas a partir del cual realizaremos nuestros documentos de decretos o actas. Las plantillas son importantísimas, ya que minimizan el trabajo de los usuarios:- Evitan a los usuarios tener que rescribir texto innecesario, como las cabeceras.
- Ayudan a que todos los documentos generados cumplan las mismas líneas de estilo.
- El hecho de tener en un misma localización estas plantillas, ayuda a los usuarios a no tener que buscar documentos anteriores en su PC que le sirvan de guía.
Otros organismos
Se puede utilizar el mismo sistema de seguimiento para las actas de cualquier otro órgano de su Ayuntamiento, por ejemplo comisiones de algún área en concreto etc...De esta manera facilitaremos la localización de las mismas en cualquier momento, ya que sabremos que todas las actas de las reuniones del Ayuntamiento se encuentran en la aplicación de gestión de actas y decretos.
El libro de Actas o de Decretos
La aplicación le facilita la generación del Libro de Actas y del Libro de Decretos. El Ayuntamiento debe disponer de una copia en papel de todas las actas y de todos los decretos, firmadas y selladas.Además estas actas y decretos deberán ir numerados según la fecha del documento comenzando cada nuevo año. Es por este motivo que al realizar los documentos los numeramos de manera correlativa.