Registro y seguimiento de Entrada de Documentación
Introducción
Es muy importante para un Ayuntamiento, el tener un único punto al cual se puedan dirigir los Ciudadanos para obtener información, ya que de lo contrario se genera confusión. Para ello, el personal que este a cargo del Departamento de Registros, además de dar entrada a un nuevo documento, debe contar con la información necesaria para poder responder las cuestiones de un ciudadano en referencia a un documento registrado anteriormente, y en caso necesario indicarle exactamente que persona se esta responsabilizando del seguimiento de este Expediente.Acceso al sistema
En el momento de acceder al sistema, se solicita el Departamento al cual pertenece el usuario que desea acceder. Esta identificación es necesaria ya que se diferencian dos tipos de acceso al sistema:- El Depto. de Registros es el encargado de registrar la entrada de una solicitud por parte de un ciudadano. A partir de este momento, su única función será la de consultar las distintas entradas para poder informar de su estado.
- El resto de Departamentos deben acceder al sistema diariamente para saber las entradas que ha habido dirigidas a su departamento, e ir dejando constancia de las principales actuaciones realizadas.
Seguimiento de un Registro
En función del Departamento que hayamos escogido para acceder al sistema, tendremos acceso a un listado de todas las entradas del día para este departamento y de las entradas de días anteriores que continúan en trámite.Las entradas pueden encontrarse en diferentes estados:
- Estado Inicial
- En trámite
- Finalizado
Objetivos del módulo de Registros
La instalación de Módulo de Gestión Registro de y Seguimiento de Entrada de Documentos en su Ayuntamiento tiene como objetivos el facilitar el seguimiento de las actuaciones realizadas sobre una solicitud de un ciudadano y simplificar los procesos de comunicación entre los distintos departamentos y el departamento de Registros. Registro de una Entrada
Para Registrar un documento, se deben rellenar los campos del formulario de entrada. Una vez guardado, se imprime el documento de registro de entrada que llevará impreso el Número de Entrada y la Fecha, para entregar al interesado.Otras funcionalidades
La aplicación le permite generar listados de las entradas, por múltiples configuraciones de búsqueda:- Por Fecha de Entrada
- Por Departamento
- Según su estado
- Por Nombre o DNI del solicitante